Die Tücken der digitalen Kommunikation

Roland Fahrig erhält von seinem Chef den Auftrag, einen Kontakt zwischen seinem Arbeitskollegen Roberto Fuego und seinem Kunden Matthias Clientis, zu dem er beste Beziehungen hat, herzustellen. Der Chef sah darin eine gute Geschäftschance für den Betrieb.

Fahrig will den Auftrag gerne erfüllen. Er hat aber etwas Bauchweh bezüglich des Temperaments von Fuego. Er hat ihn schon mehrfach als aufbrausend erlebt und befürchtet, dass er den ruhigen Clientis abschrecken könnte. Da er die Beziehung zu seinem wichtigen Kunden auf keinen Fall gefährden will, schrieb er darum in sein Kontaktmail an Clientis eine kleine Warnung über Fuego: „Sie müssen wissen, dass Roberto Fuego manchmal aufbrausend reagieren und sein Gegenüber wie eine Dampfwalze überfahren kann“. Matthias Clientis würde den Wink schon verstehen.

Roland Fahrig freut sich, als sein guter Kunde bereits nach zwei Stunden zurückmailt. Er werde Roberto Fuego gerne empfangen. Fahrig brauche keine Angst zu haben, er werde sich schon nicht überrollen lassen – versehen mit einem zwinkernden Smiley. Roland Fahrig, der gerade viel um die Ohren hat an diesem Tag, ist froh, dass damit dieser Auftrag praktisch bereits erledigt ist. Er muss nur noch seinen Arbeitskollegen Roberto informieren. Damit das schnell geht, leitet er ihm den gesamten Mailverkehr mit einer kurzen Erklärung weiter ohne daran zu denken, dass er eine vertrauliche Information enthält. Fünf Minuten später steht Fuego wutschnaubend in seinem Büro. Roland Fahrig bekommt die Dampfwalze mit ihrer ganzen Kraft zu spüren…

In der Aufregung passiert der Fehlgriff

Margaret Furious regt sich an diesem Tag so richtig über ihre Mitarbeiterin Rebecca Insistente auf. Diese fordert Dinge von ihr ein, für die sie schlicht nicht zuständig ist. Furious tut Insistente dies in überdeutlichen Worten kund und schickt sie unhöflich aus dem Büro.

Nachdem Margaret einige Male tief durchgeatmet hat, realisiert sie, dass sie zu weit gegangen ist. Es ist ihr nicht mehr wohl und sie überlegt, was sie tun soll. Sie fühlt sich nicht in der Lage, sich nochmals an Rebecca Insistente zu wenden. Lieber will sie die Angelegenheit mit ihrer Arbeitskollegin Stéphanie Offenohr besprechen. Sie schreibt ein kurzes Mail: „Bin gerade mit Rebecca ziemlich ausgerastet. Können wir das zusammen rasch anschauen?“ Dann füllt sie die Empfängerin ein und drückt den Senden-Knopf.

Rebecca Insistente wundert sich, dass sie rasch nach dieser Auseinandersetzung eine Mail von ihrer Chefin erhält. Noch erstaunlicher ist, dass sie mit Stéphanie angesprochen wird. Das Unglaublichste aber ist die Botschaft. Da erst dämmerte ihr: Die Vorgesetzte wollte gar nicht sie anschreiben. Dass sie jetzt von ihr persönlich und schriftlich hat, dass sich die Chefin ihr gegenüber nicht korrekt benommen hat, kann ihr in einem nächsten Konfliktfall nur nützen.

Diese beiden Ereignisse haben sich so ähnlich im Bekanntenkreis des Autors abgespielt. Sie zeigen schön auf, wie schnell peinliche Fehler auftreten können, wenn man bei der elektronischen Kommunikation unvorsichtig ist. In den geschilderten Fällen gab es ausser bösem Blut zum Glück keine Konsequenzen. Das ist aber nicht immer so. Unbedachte Handlungen auf elektronischen Kanälen wie Email, Facebook, Youtube, Whatsapp etc. können Angestellte leicht den Job kosten, ein finanzielles Desaster auslösen oder ganze Lebensentwürfe zerstören. Im allerschlimmsten Fall kann es sogar zu einem Selbstmord kommen. Beispiele dafür sind in den Medien immer wieder zu lesen.

Vorbeugen ist besser als Heilen

Martin Hellweg möchte Menschen davor bewahren, in solche Situationen zu geraten oder sogar Opfer eines digitalen Anschlags zu werden. Dazu hat es das Unternehmen „Virtual Bodyguard“ gegründet. Dieser virtuelle Leibwächter hilft Privatpersonen, aber auch Unternehmen, ihre Privatsphäre und Reputation in der digitalen Welt zu schützen und im Internet eine glaubwürdige Repräsentation aufzubauen. Martin Hellweg hat zum Thema „Schutz der Privatsphäre im digitalen Zeitalter auch ein Buch mit vielen nützliche und direkt umsetzbaren Tipps geschrieben (siehe Buchtipp).

Der hauptberuflich als Manager Tätige plädiert in seinem Ratgeber zum Beispiel dafür, das Briefgeheimnis bei vertraulicher Kommunikation auch im Mailverkehr anzuwenden. Entsprechende Mails seien zu schützen. Geräte, die dafür gebraucht werden, können mit einem geringen einmaligen Aufwand so konfiguriert werden, dass nur der Besitzer Zugang erhält.

Hellweg rät auch dringend davon ab, für alle möglichen Dienste dasselbe Passwort zu benutzen. Die Passwörter sollen selbstverständlich nicht der Name ihrer Kinder oder Katzen sein, die Sie auf Facebook prominent vorstellen. Ein gutes Passwort ist zwischen 8 und 20 Zeichen lang, enthält Sonderzeichen, grosse Buchstaben und Zahlen. Das alles hat man zumeist schon hier und da gelesen. Aber wie soll man sich all diese Passwörter merken? Hellweg erklärt dafür im Buch ein einfaches System. Man merkt sich einfach drei Fragen. Eine davon muss mit dem Programm oder der App, die man öffnen möchte, zu tun haben. Nehmen wir zum Beispiel an, die erste Frage ist nach zwei Wörtern, die man mag oder lustig findet, z.B. „Computer“ und „Assel“. Man erhält daraus „Computerassel“. Die zweite Frage betrifft ein Symbol und eine Zahl, die man besonders gern mag und damit Buchstaben ersetzt (z.B. „S“ durch „$“). Nun setzt man einzelne Buchstaben gross und fügt an einer bestimmten Stelle seine Glückszahl dazu. Um unterschiedliche Passwörter für die unterschiedlichen Dienste zu erhalten, sollte sich aus der dritten Frage ein entsprechendes Kürzel ergeben, wie „fbk“ für Facebook. Das Passwort heisst dann zum Beispiel „comPu5terfbka$Sel“. Das sieht nicht nur sehr kryptisch aus, es ist auch ein sehr sicheres Passwort. Wegen der drei Fragen muss man es sich aber nicht merken, es entsteht wie von selbst. Solche Passwörter sind extrem schwer zu knacken – und das Knacken von Passwörtern ist meist der Beginn einer digitalen Attacke.

Der Schutz der Privatsphäre der Mitglieder in der zunehmend digitalisierten Welt ist den Angestellten Schweiz ein Anliegen. Sie werden das Thema an einer Transfer-Tagung im Mai mit Martin Hellweg vertiefen (siehe Veranstaltungstipp). Zusätzlich wird die Mai-Ausgabe des Mitgliedermagazins Apunto (Papierausgabe) dem Schwerpunktthema Datenschutz gewidmet sein. Bleiben Sie mit uns dran!

Hansjörg Schmid